最終更新日：2026年7月1日
本覚書は、TeamLogを利用する法人、地方公共団体その他の団体（以下「契約者」といいます。）と株式会社聴覚研究所（以下「当社」といいます。）が、利用契約に基づき個人データを取り扱う場合の取扱条件を定めるものです。個別契約または電磁的な合意により、本覚書を適用できます。
第1条（目的および適用）
1．本覚書は、当社が利用契約に基づき、契約者のために顧客データを取り扱う場合に適用します。
2．本覚書と利用規約または個別契約の定めが異なる場合、個人データの取扱いに関しては、本覚書または個別契約の定めを優先します。
第2条（対象データおよび役割）
1．「顧客データ」とは、会議参加者その他の個人に関し、契約者または利用者が本サービスを通じて共有、送信、保存または生成する音声認識結果、翻訳結果、共有データその他の情報をいいます。ただし、契約者のアカウント、契約、請求、ライセンスおよびAPIキーに関する情報を除きます。
2．顧客データについて、契約者は取扱いの目的を決定する管理者、当社は契約者の指示に基づき取り扱う受託者（処理者）とします。
第3条（取扱目的および契約者の指示）
1．当社は、顧客データを、本サービスの提供、保守、障害対応、セキュリティ確保その他利用契約の履行に必要な範囲で、契約者の指示に従って取り扱います。
2．当社は、法令上の義務がある場合を除き、顧客データを自己の目的で利用せず、当社のAIモデルの学習に利用しません。利用者がログ保存型その他データ利用を伴う外部サービスを選択する場合は、セキュリティおよび外部サービスの取扱いおよび当該提供事業者の条件に従います。
3．法令により契約者の指示と異なる取扱いが求められる場合、当社は、法令上許される範囲で事前に契約者へ通知します。
第4条（契約者の責任）
1．契約者は、顧客データを本サービスで取り扱うために必要な権利、権限、告知および同意その他の法的根拠を、自らの責任で確保します。
2．契約者は、利用者および会議参加者等に対し、本サービスの利用、音声認識、共有、翻訳その他必要な事項を周知します。
第5条（安全管理措置および秘密保持）
1．当社は、顧客データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他の事故を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。詳細は、セキュリティおよび外部サービスの取扱いに定めます。
2．当社は、顧客データを取り扱う役員、従業員および委託先に対し、必要な秘密保持義務および安全管理義務を課します。
第6条（再委託および外部サービス）
1．当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、顧客データの取扱いを外部事業者へ再委託し、または外部サービスを利用することがあります。
2．当社は、再委託先に対し、本覚書と同等の個人データ保護義務を課します。主な外部サービスおよび再委託に関する情報は、セキュリティおよび外部サービスの取扱いに掲載します。
3．再委託先または利用する外部サービスに重要な変更がある場合、当社は本規約またはセキュリティおよび外部サービスの取扱いに定める方法で周知します。
第7条（事故対応）
1．当社は、顧客データに関する漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他の事故を認識した場合、法令上または契約上必要な範囲で、遅滞なく契約者へ通知し、被害の拡大防止および原因調査に努めます。
2．当社は、契約者による法令上の報告、本人通知または問い合わせ対応に合理的な範囲で協力します。
第8条（本人からの請求等）
1．顧客データに関して本人から開示、訂正、削除、利用停止その他の請求を受けた場合、当社は、法令上または契約上必要な範囲で契約者に協力します。
2．当社が直接請求を受けた場合、法令上対応が必要な場合を除き、契約者へ通知し、契約者の指示に従います。
第9条（監査および情報提供）
1．当社は、契約者から合理的な範囲で求められた場合、本覚書の遵守状況に関する情報を提供します。
2．契約者による監査は、当社の業務、他の利用者の情報およびセキュリティを不当に害さない方法で、当事者間で協議の上実施します。
第10条（外国における取扱い）
当社が顧客データを外国で取り扱い、または外国に所在する再委託先へ取り扱いを委託する場合、当社は、適用法令および本覚書に従い必要な措置を講じます。
第11条（契約終了時の取扱い）
1．利用契約が終了した場合、当社は、通常の運用環境に保存された顧客データを、利用規約およびセキュリティおよび外部サービスの取扱いに従って削除します。
2．バックアップに残存する顧客データは、通常の運用環境からは利用せず、バックアップサイクルに従って上書きまたは削除します。
第12条（有効期間および損害賠償）
1．本覚書は、利用契約の有効期間中適用します。契約終了後も、その性質上存続すべき条項は有効に存続します。
2．本覚書に定めのない事項および損害賠償の取扱いは、利用規約および個別契約に従います。
第13条（適用方法）
本覚書は、個別契約、申込書、注文書または当事者間の電磁的な合意により適用します。実際に締結する際は、契約者名、締結日その他必要な事項を記載した契約書または電子契約を使用します。